Cómo organizar eventos

CÓMO ORGANIZAR EVENTOS

Organizar eventos puede ser una labor tediosa. Pero con una buena planificación podemos realizar esta tarea de un modo mucho menos abrumador.

La organización de un evento requiere una programación minuciosa. Para este tipo de proyectos es preciso planificar con tiempo y paso a paso todas las necesidades y objetivos que debemos o queremos cumplir.

Aquí te ayudaremos a discernir entre los distintos tipos de eventos y las necesidades en cada caso. Desde los más serios y profesionales hasta los más distendidos y en un ambiente familiar o entre amigos.

En cualquier caso vamos a ayudarte para que sepas cómo organizar eventos de cualquier tipo, paso a paso y si problemas.

CÓMO ORGANIZAR EVENTOS SOCIALES

organizar eventos sociales

La organización de eventos sociales engloba la mayoría de celebraciones en las que se incluye un acto religioso o civil y que va acompañado de un ágape para los invitados.

Aunque también se realizan para conmemorar cualquier fecha especial entre la familia, los amigos o incluso para motivar a tus trabajadores y hacer equipo.

Lo complicado de gestionar estos proyectos es que son muchas las necesidades de las que hay que estar pendiente para que salga todo perfecto en el desarrollo de estos acontecimientos. Desde hacer la lista de invitados o asistentes, que se va a elegir para comer, dónde se va a dormir o qué vamos a hacer para que se divierta la gente.

Tipos de Eventos Sociales

Aunque hay incontables tipos de eventos sociales, a continuación vamos a comentar algunos ejemplos de acontecimientos sociales más recurrentes para los usuarios.

  • CÓMO ORGANIZAR UNA BODA
    • Cuando decides casarte al principio no sabes qué es lo que te espera en los meses o el año anterior al enlace. El estrés y la ansiedad puede ser uno de tus peores enemigos. Y si quieres saber todo sobre bodas para no llegar al día con más nervios de los que implica esta celebración, debes tener todo bien planeado y organizado con anterioridad y así poder disfrutar de ese día bien tranquil@.
    • Haz un buen timing y una buena tabla de tareas para no dejar nada al azar! Invitados, lugar de celebración de la ceremonia, papeleo legal, restaurante, el vestido o el traje, la decoración…No dejes nada para el último día y disfruta con la familia y amigos de vuestro comienzo como recién casados!
  • CÓMO ORGANIZAR UNA DESPEDIDA DE SOLTER@
    • Este evento tan arraigado en todo el mundo se celebra de diferente manera dependiendo de quién es él o la soltera y de las ganas de avergonzarla que tienen las amigas o familiares más cercanos. El objetivo es disfrutar de un día sin complejos y festejar los últimos días con tu círculo de confianza antes de la boda. Antes con salir de fiesta y disfrazar a la novia era suficiente, pero actualmente organizar una despedida de soltera conlleva, no en todos los casos, en irse un fin de semana a la playa, a una casa rural, hacer deportes de aventura o culturales y combinarlos con fiesta por la noche. Depende de todo lo “mal” que quieras que lo pase la soltera!
  • CÓMO ORGANIZAR UN BABY SHOWER
    • El baby shower es la alternativa actual, por lo menos en España, al bautizo. Se celebra la llegada al mundo de un pequeño bebé al que los familiares y amigos le llevan regalos. Lo puede organizar los padres o incluso los amigos y familiares. En este evento se celebrar el nacimiento, al que antes solo asistían las mujeres. Se suele servir bebidas y comida, principalmente dulces, que hay que preparar. Todo ello con una decoración que dé la bienvenida al pequeñ@ en el que no pueden faltar globos, chupetes, biberones y pañales 😉
  • CÓMO ORGANIZAR UN BAUTIZO
    • Cuando una familia quiere que su retoño pertenezca a su comunidad religiosa, se celebra el bautizo en el que el bebé pasa a formar parte de ella. Y que a la vez es también un acto en el que se realiza la presentación oficial a la sociedad y la celebración de su nacimiento. Por eso los padres convidan a sus allegados a un ágape y a su vez se le hacen regalos al bebé.
  • CÓMO ORGANIZAR UNA FIESTA SORPRESA
    • ¿Quieres dar una fiesta sorpresa de cumpleaños? No sabes qué temática elegir o cómo montarla y que el sorprendido no se entere ni se huela nada? Pues qué mejor manera que hacerla con una planificación bien desarrollada y una buena mentirijilla para que acuda al lugar y a la hora sin esperar ser sorprendido!
  • CÓMO ORGANIZAR EVENTOS DE EMPRESA
    • Si necesitas hacer equipo, motivar a tus trabajadores o realizar unas jornadas distendidas que combinen trabajo, te vamos a dar los consejos para que estos acontecimientos sean un éxito laboral y de compañerismo. También puede hacerse eventos de empresa para invitar a posibles inversores, proveedores o clientes y hacerles disfrutar de una velada en el que celebrar un aniversario, unas jornadas de puertas abiertas o hacer nuevos contactos para futuros negocios. Por lo que todo tiene que estar planificado minuciosamente y dar una buena imagen.

GESTIÓN DE EVENTOS CULTURALES

gestión de eventos culturales

Define tu objetivo, lo que quieres transmitir y aportar a la sociedad que va destinada, y planifica cada paso que debes seguir para que la organización y el evento sea todo un éxito!

Los eventos culturales engloban un variado abanico de actividades que conllevan un carácter educativo, histórico o artístico. La mayoría de ellos deben partir de la base del desarrollo educativo de la zona en la que se va a realizar. Y será importante diseñar un proyecto del acontecimiento cultural para poder adscribirse a posibles ayudas gubernamentales o locales o que se dé el visto bueno desde un punto de vista de seguridad y permisos.

Ejemplos de Proyectos Culturales:

  • Cómo organizar eventos musicales
  • Cómo organizar acontecimientos de artes escénicas, audiovisuales y aplicadas.
  • Cómo organizar una exposición
  • Cómo organizar unas jornadas culturales
  • Gestión de eventos deportivos
  • Cómo organizar eventos solidarios para recaudar fondos

IDEAS DE EVENTOS ORIGINALES

Eventos originales

Hay muchas ideas originales que puedes añadir a tus eventos para que los invitados se lleven un buen recuerdo. Atrévete a añadir algunas de ellas para hacer de tu acontecimiento un día inolvidable.

A continuación vamos a tratar algunas ideas originales para tus eventos que no dejarán a nadie indiferente.

  • Comida en directo
  • Coctelería
  • Fiesta tematica
  • Música en directo
  • Photocall
  • Puestos de comida (helados, comida rápida, cafe)
  • Talleres de grupo
  • Invitaciones
  • Cata de vinos
  • Haz el acto en un sitio inesperado (Paintball, azotea, sitio de aventura…)

SOFTWARE DE GESTIÓN DE EVENTOS GRATIS

Software para organizar eventos

Te preguntaras si existe algún software de gestión de eventos gratis para ayudarte en esta gran aventura de organizar acontecimientos. Desde luego hay softwares que engloban todo tipo de pequeñas aplicaciones para ayudarte en esta tarea, pero son bastante caros.

A la hora de cómo organizar un evento hay muchas cosas con las que podemos liberar algo de carga. Además es imposible llevarlo todo en la cabeza o hacerlos todo a mano.

En la medida de lo posible hemos de intentar automatizar todas las tareas que nos sea posible. Para esto hemos hecho una lista de software de gestión de eventos gratis para poder ayudarte llegado el momento.

  • TRELLO – Esta herramienta es una de mis preferidas. Te permite estructurar equipos de trabajo para cada proyecto los cuales se pueden compartir con otros miembros del equipo (usuarios).

Dentro de cada proyecto te permite crear distintos tableros, y dentro de cada tablero distintas listas que a su vez te permite crear distintas tarjetas dentro de cada lista.

Equipos → Tableros → Listas → Tarjetas

Y cada tarjeta te permite incluir descripción, archivos adjuntos, comentarios para otros miembros del equipo, etiquetas o checklist entre algunos otros.

Además para terminar podemos implementarlo con algunas extensiones como “Scrum for Trello” o “Elegantt for Trello” con las que podemos ayudarnos del método «scrum» de organización de proyectos o crear Timeline de las tareas con elegantt.

Como podéis ver es una herramienta completísima y todo esto con el plan gratuito.

  • MAILCHIMP – Ésta herramienta es una de las más utilizadas para el email marketing con la que podrás realizar envíos de emails automáticos utilizando tus bases de datos de usuarios.

También te permite personalizar los emails con un gestor para que tus campañas queden mucho más visuales incluyendo montajes de texto sobre fotos y más.

Lo que viene siendo muy útil cuando vas a organizar un evento y vas a necesitar enviar un monton de emails a los asistentes.

También dispone de una App para iOS y Android para trabajar desde tu teléfono.
  • IFTTT – Con esta herramienta puedes automatizar un sinfín de acciones para un montón de plataformas online como Twitter, youtube, Instagram entre muchísimas otras. Puedes crear tus propias recetas (acciones) aunque IFTTT tiene un montón ya predefinidas entre las que puedes elegir.

Por ejemplo, pues hacer que publique automáticamente en tu redes sociales los nuevos post que crees en la web de tu proyecto.

  • SOCIALMENTION – Esta herramienta permite la monitorización de todas las menciones que te hagan en las redes sociales. Esto te permitirá estar informado de todas las palabras clave con las que los usuarios te mencionan o los hashtags con los que es relacionada “tu marca”.
  • HOOTSUITE – Es una plataforma que te permite centralizar tus redes sociales. Tiene un plan free que te permite 1 usuario y hasta 3 perfiles sociales.
  • CANVA – Si no dispones de mucho presupuesto para contratar un diseñador o simplemente porque el evento que vas a organizar es pequeño, Canva te permite crear diseños personalizados de una manera fácil y resultona para tus invitaciones o emails.

En el tema de cómo organizar acontecimientos está claro que puedes encontrar unas listas interminables de herramientas, pero en software de gestión de eventos gratis, esta es la que hemos elegido por su facilidad de acceso y manejo de las herramientas.

PASOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO

En esta web queremos ayudarte y por eso hemos creado este paso a paso para organizar un evento. Aquí podrás encontrar las claves para organizar acontecimientos de una manera ordenada y lo más detallada posible sin llegar a centrarnos en casos específicos. De esta manera cada uno podrá adaptar estas directrices a sus eventos en concreto.

Especifica Bien el Objetivo y las Metas del Evento

Es muy importante decidir y fijar unos objetivos previos para enfocar todo el proyecto.

Para esto podemos hacernos algunas preguntas que faciliten esta tarea:

  • ¿Que razón es la que me lleva a realizar este evento?
  • ¿Cuales son los resultados que espero conseguir?
  • ¿Que pretendo comunicar o transmitir?
  • ¿Cual es el tipo de personas a las que está enfocado?
  • ¿Soy capaz y tengo los recursos?
Recuerda que “las metas solo sirven para seguir andando

Establece un Equipo

Equipo organizador de eventos

Es necesario saber cuánta gente necesitas para llevar a cabo el evento. Ya sean camareros, organizadores, recepcionistas o cualquier tipo de puesto que necesitemos dependiendo de el acontecimiento que vayamos a organizar.

Hay que ser minuciosos en este punto ya que si no lo pensamos bien nos puede ocasionar problemas a la hora de realizar las tareas con eficiencia y en el momento de realizar el presupuesto .

Nombrar responsables de confianza en cada tarea y delegar en ellos será importante. Esto te ahorrará muchos quebraderos de cabeza.

Un equipo en el que puedas confiar es una buena parte del éxito del evento.

Lista de Asistentes e Invitaciones

Para organizar un evento como es debido es imprescindible determinar el número de asistentes. Ya sea para él para el presupuesto o para elegir correctamente un lugar con el aforo adecuado.

Una vez sepamos los asistentes es hora de encargarnos de las invitaciones

Además del diseño hay algunas cosas que serán imprescindibles en las invitaciones de todo evento:

  • Quien convoca el evento, ya sea una empresa o un particular. Si tienes un logo, añádelo siempre en el diseño.
  • La dirección del local.
  • La fecha y la hora.
  • El nombre del invitado en caso de que tus invitaciones sean personalizadas.
  • Código de etiqueta en caso de que lo haya.
  • Y no te olvides de pedir la confirmación de asistencia si se requiere.
  • También es muy útil añadir un mapa de como llegar o algún otro punto de interés como punto de recogida o aparcamiento.

Depende del tipo de evento parte de la información se puede adjuntar por otra vías como, email, WhatsApp o incluso creando una web o url para el acontecimientos, adjuntando toda la información complementaria y añadiendo esta url en la invitación.

Determina el Lugar y el Horario

En este paso vamos a elegir un lugar y horarios apropiados para nuestro evento.

Es importante saber bien cual es nuestro público objetivo y decidir en consecuencia. Hay distintas decisiones que tomar según el tipo de evento y de publico que asistirá.

Pero primero vamos a hablar algunas de las cosas a tener en cuenta en la mayoría de los casos:

  • LA FECHA: Es importante decidir una fecha que no se cruce con festividades importantes a no ser que el evento esté directamente relacionado con esas fechas.

Es evidente que si el evento es una cena de empresa por navidad has de hacerla coincidir con esas fechas. Pero si el evento es algo más genérico como un concierto es apropiado escoger una fecha donde sepas que no hay otros tipos de acontecimientos o vacaciones.

  • EL LUGAR: Decide el lugar dependiendo del tipo de evento y el tipo de personas que asistirán a él.
    • Para organizar un acontecimiento para gente joven será mejor un tipo de local como un bar o una sala de conciertos, un sitio más acorde con sus personalidades y gustos.
    • En cambio si son personas más mayores en un ambiente profesional, tal vez sería mejor el salón de un hotel o un restaurante.
  • ACCESIBILIDAD: También es importante que el lugar sea un sitio de fácil acceso, bien comunicado y a ser posible con probabilidad de parking cercano.
  • MESES DEL AÑO: Esto en principio es complicado hablando en términos generales. Está claro que para organizar eventos específicos como una competición de ski hay unas fechas y unos lugares apropiados. Pero hay estudios que dicen que los mejores meses para una celebración son mayo y octubre.

Aún con todo, siempre dependerá de tus objetivos y del tipo de evento o celebración.

  • EL AFORO: Podría parecer una tontería pero una mala elección en este punto puede echar por tierra toda la preparación.

En otro tipo de eventos como podría ser una boda en los que es muy posible que los invitados tengan que desplazarse desde lejos o que la celebración y la comida sean en sitios distintos alejados el uno del otro, al organizar y decidir el sitio también podemos tener en cuenta cosas como:

  • Posibilidad de alojamiento.
  • Servicio de taxis.
  • Alquiler de autobuses.

Hay tipos de acontecimientos sociales como este en los que se suele beber, o terminar a altas horas de la madrugada y no es conveniente conducir ya sea por cansancio, por alcohol o por los dos.

Ten previstos estos inconvenientes para evitar males mayores.

Realiza un Presupuesto

Presupuesto para eventos

En esta parte haremos una lista detallada de todo lo que vamos a necesitar para la organización de nuestro evento. Vamos a poner algunos ejemplos de lo que podemos necesitar para hacernos una idea:

  • Alquiler del local o establecimiento
  • Mesas y asientos
  • Equipos de luz y sonido
  • Personal
  • Decoración
  • Catering
  • Diseño e impresión de invitaciones
  • Recuerdos o bolsas de bienvenida

Estos son algunas de las cosas que debes tener en cuenta al realizar el presupuesto de un evento. Por supuesto esto son cosas mayormente generales, cada evento en concreto tendrá cosas más específicas con las que tendrás que contar.

Recuerda asignar un parte del presupuesto para imprevistos. Hay cosas que se pueden olvidar o salir mal. Esto hará que vayas sobre seguro ante cualquier problema que pueda surgir.

Realiza una Estrategia para Patrocinar el Evento

Algunos acontecimientos necesitan de promoción, para estos casos vamos a ver cómo podríamos darle difusión.

  • Redes Sociales – Haz publicaciones promocionando el evento en tus redes sociales.
  • Landing page – Crear una landing con los datos del evento y explicando en qué va a consistir.
  • Publicidad en medios del sector
  • Banners para tu web – Puedes crear banners para poner en tu web promocionando el evento (Crea un enlace interno desde el banner a la landing)
  • Bloggeros del mismo sector – Hablan con bloggers del sector que puedan estar interesados en ayudarte a patrocinar el evento.
  • Campañas de mailing – Manda emails a tus usuarios registrados para asegurarte de que les llega la información del evento. (Puedes incluir un enlace a la landing)
  • Descuentos promocionales – Crea un descuento promocional en para las entradas (si las hay).
  • Sorteo de entradas – En caso de que haya entradas puedes organizar un sorteo regalando varias. (Promocionalo en la web, redes sociales, etc)
  • Crear campañas de publicidad – Puedes crear campañas de publicidad en Google adwords, Facebook Ads, Twitter Ads y demás plataformas que te permiten crear campañas.

Estas son algunas maneras en las que puedes aprovechar Internet para la difusión de tus acontecimientos. Pero recuerda que la imaginación y la creatividad siempre está premiada en el mundo de la publicidad.

Timeline de Tareas

Lista de tareas

Hay tareas que dependen directamente de que otras se hayan realizado con antelación para poder empezar con ellas. Lo mejor es hacer una lista de todas las tareas que se han de llevar a cabo con una fecha límite de finalización.

De esta manera podrás ver a tiempo real si necesitas invertir más recursos de los que has planificado para que cada una de las tareas se realice a tiempo y correctamente.

PLANIFICA TU VIDA

Aunque los planes solo sirven para fracasar, planificar es imprescindible. La vida siempre nos cambia el camino que esperamos seguir pero sin un plan nunca hubiésemos empezado a andar.

Para empezar a organizar tu vida no te pierdas nuestras secciones, en ellas te ayudamos a empezar con tus planes de la mejor manera posible.

Organiza tu Vida

¿Eres un desastre? ¿Se te olvidan las cosas a menudo? No te preocupes, podemos ayudarte.

Aquí vamos a hablar desde cómo organizarte en tu día a día de una manera general hasta las cosas más específicas de este, como tu trabajo, prepararte para un examen o cómo gestionar tu tiempo para llevar a buen fin todos tus proyectos.

Queremos ayudarte para que no te pierdas en el camino, consulta nuestra sección y pon fin a tus agobios por la mala organización.

Alcanzar tus objetivos empieza siempre con una buena organización.

Organiza tus Armarios

Si tus armarios son un autentico caos, nosotros te ayudamos a ponerles orden.

En nuestra sección cómo organizar armarios encontrarás consejos, métodos y un montón de trucos para que tu armario pase de ser «el agujero de conejo» a un armario funcional en el que no perder el día entero para encontrar cada prenda.

Cómo diría El Rey de Corazones… «Begin at the beginning»

Organiza la Casa

Desde aquí sabemos que a todos nos gusta darnos más importancia de la que tenemos. Nos encanta decirnos a nosotros mismos que no tenemos tiempo para hacer esto o aquello y menos para ponernos a organizarlo todo.

Lamento decirte que esto no es el «principio de indeterminación de Heisenberg», donde si encuentras el momento no encuentras el lugar… esto es solo una cuestión de organización.

Y para ti traemos la solución, entra en nuestra sección y aprende fácil y rápido a organizar tu hogar.

No hace falta la constante de Planck para llevar esta ecuación a buen puerto, solo iniciativa y buen método de organización.

Organiza la Ropa

Tienes tu ropa en montones?, tus cajones y armarios te hacen suspirar cada vez que los abres?. Es hora de hacer un cambio…

Entra en nuestra sección de organización de ropa y aprenderás un montón de métodos para plegar y guardar tus prendas de manera correcta.

Organiza un Viaje

Próximamente…