¿Quieres organizar un evento online y no sabes por dónde empezar? en este artículo te damos las claves para la organización de eventos virtuales y sean todo un éxito.
Hay varios tipos de eventos online como webinars, clases de formación, cursos o seminarios, masterclass, entrevistas, conciertos, demostraciones, dar a conocer más de cerca tu empresa, etc.
Cada vez más, se llevan a cabo este tipo de encuentros virtuales, ya que su éxito y usuarios van en aumento. Se puede contar con ponentes de otras partes del mundo sin tener que desplazarse y son más económicos desde el punto de vista del organizador y desde el que asiste al mismo.
Ventajas y Desventajas de un Evento Virtual
Organizar un evento virtual ofrece muchas más ventajas que inconvenientes. La comodidad de asistir a un evento de este tipo es que puedes hacerlo desde tu casa sin tener que viajar y desplazarte al lugar donde se realiza. Por lo que puedes congregar en una plataforma a mucha más gente de la que esperarías en un lugar físico y e todas las partes del mundo que estén interesadas en lo que vas a ofrecerles como contenido.
- VENTAJAS
- Conecta a personas de todo el mundo sin tener que desplazarse al lugar del evento. También es un ahorro para ellos tanto económico como de tiempo.
- Menor gasto al suprimir gastos de viajes de los participantes, caterings, hoteles o personal externo para llevar a cabo el evento in situ.
- Un mejor análisis de datos en cada momento ya que puedes ver las personas conectadas en el evento virtual.
- Una de las ventajas de organizar eventos online es que no tienes que buscar un lugar físico que se adapte a tus necesidades.
- El evento puede quedar grabado y ser después enviado a los asistentes para que tengan toda la información y la vean cuando quieran si les surge alguna duda.
- Los asistentes pueden interactuar con los ponentes en cualquier momento mediante la herramienta del chat que debes habilitar en el momento del evento virtual para que realicen preguntas y puedan comentar lo que están visualizando.
- En la organización de eventos online no hay límite de inscripciones y asistentes. Cuanta más gente se apunte mejor. Eso sí, acuérdate de contratar un servidor y un hosting de calidad para que la calidad del evento sea perfecta y pueda albergar a un gran número de asistentes.
- DESVENTAJAS
- En la organización de eventos online una de las desventajas es que en alguno de ellos es importante la relación con otros asistentes en cuanto a que puedes hacer relaciones y mantener contactos con ellos. También puede hacerse online pero suele ser más complicado.
- Pueden aparecer fallos técnicos y de conexión en cualquier momento ya que se realiza en directo. Debes probar tanto la conexión, el audio y el vídeo antes de comenzar. Aunque hay puntos que no dependen de ti ni de tus ponentes como la conexión a internet que puede fallar en cualquier momento. Ten un plan B para esos casos.
Organizar un Evento Online Paso a Paso

Para que todo sea un éxito y no te olvides de ninguno de los pasos a seguir, te hemos preparado una guía de como organizar eventos online paso a paso. Ten las cosas claras y no olvides ningún punto para que todo el mundo salga con ganas de más eventos online que organices posteriormente.
¿Te animas a organizar un evento online con nuestro paso a paso?
- Elegir tipo de evento: webinar, conferencias, evento cultural en streaming, formación, masterclass, etc.
- Determina fecha y hora para el evento. Cuando tengas que ponerte en contacto con los participantes ya tendrán claro si pueden en esa fecha o no.
- Planifica el contenido y ponte en contacto con las personas que van a participar como ponentes en el evento.
- Planificar y adelantarte a cuál es tu público objetivo y que es lo que le interesa. Realiza sondeos por email o en Redes Sociales.
- Elegir la plataforma online para llevar a cabo tu evento online. Hay muchas plataformas online para eventos que puedes elegir con más o menos opciones para que tu evento tenga éxito.
- Creación de la web y/o app. Muchas de las plataformas llevan incluido este servicio que suele ser muy intuitivo, pero si lo haces por tu cuenta tendrás que contratar a un programador web y de app para que te lo haga.
- Contrata a un profesional técnico informático para que resuelva todas las dificultades técnicas que puedan surgir en la web y en la app.
- Tendrás que diseñar o contratar a alguien (diseñador gráfico en este caso) para diseñar la imagen de marca que tendrá el evento. SI quieres hacerlo bien este un punto fuerte ya que en la promoción y difusión tiene que llamar la atención y el evento tiene que ser algo serio.
- Ten en cuenta el horario del evento para que puedan asistir la mayoría de personas si están en diferentes franjas horarias.
- Promoción del evento.
- Al ser online puedes empezar por las redes Sociales. Crea un hashtag personalizado del evento para que la gente se vaya quedando con el. Segmenta con cuidado y con el análisis de público objetivo en la mano que habíamos realizado anteriormente.
- Otra manera puede ser pagando anuncios en Redes Sociales como Facebook o Instagram durante unos días para empezar la difusión del evento online.
- Abrir las inscripciones online durante un periodo prudencial para que la gente tenga tiempo de inscribirse sin prisas. Un truco es que los últimos días hagas una cuenta atrás para que la gente más indecisa se apunte.
- Mandar email de confirmación de la inscripción y cuando se vaya a iniciar el evento, mandar el enlace a todos los inscritos como recordatorio y para que les sea más fácil entrar al lugar donde va a comenzar el evento online.
- Haz pruebas de audio y vídeo con los ponentes antes de comenzar el evento para corregir, si los hubiera, fallos y mejorar antes de comenzar.
- Da un margen de 5 a 10 minutos antes de empezar para que entre todos los asistentes a la plataforma donde vas a realizar tu evento online.
- Después el evento, mide y analiza los resultados con las estadísticas de participación. Puedes enviar un email para que evalúen el nivel de satisfacción de los asistentes. Con los resultado puedes valorar el éxito del evento online y mejorar para las siguientes ocasiones si hay algún punto que ha salido desfavorable.